Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Historian Opiskelijain Liiton henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 12.11.2019. Viimeisin muutos 29.1.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Historian Opiskelijain Liitto ry, Historiesstuderandenas Förbund rf,
Hol ry/ Patina ry, Historiatieteen laitos
Kanslerinrinne 1
33014 Tampereen yliopisto
pj [at] hol .fi
2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
Riina Korteneva, pj [at] hol .fi,
Anki Ollikainen, tiedottaja [at] hol .fi
Waltteri Nummelin, nummelin.waltteri [at] gmail.com
3. Rekisterin nimi
Liiton tapahtumailmoittautumisrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumailmoittautumiset sekä tapahtumien maksusuoritusten varmistaminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköposti, syntymäaika ja ainejärjestö.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä tämän ilmoittautuessa tapahtumaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osallistujan nimi voidaan luovuttaa hänen edustamansa ainejärjestön edustajalle liiton hallituksessa. Lisäksi vaadittavat tiedot ilmoitetaan Hol seilaa! -risteilyjen yhteydessä laivayhtiöiden käyttöön. Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain tapahtuman järjestäjien sekä rekisterinpitäjän toimesta. Tapahtumaan osallistujien maksusuoritusten jälkeen rekisteri poistetaan.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen
käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien
henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin
ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset
oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää sähköisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä
ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
