Melkein vuosi sitten loikkasin tuntemattomaan ja ilmoittauduin halukkaaksi järjestämään Kritiikki ry:n elokuvafestivaalia Kinokultia. Tällä viikolla on se odotettu viikonloppu, jolloin muillakin on mahdollisuus nähdä, mitä me olemme pienellä porukallamme aina vain järjestäneet ja järjestäneet. Vuosi tapahtumaorganisoijana on ollut opettavainen, ja uskoisin muitakin historianopiskelijoita kiinnostavan, miten historian opiskelija voi selvitä isohkon tapahtuman organisoinnista ilman minkäänlaista kokemusta vastaavasta. Tässä kirjoituksessa onkin Emmin empiirisesti opittuja vinkkejä tapahtuman järjestämiseen.
1. Tyhmät kysymykset toimivat
Kun filosofian (tai valtiotieteiden) ylioppilas ryhtyy järjestämään tapahtumaa, jossa näytetään 16 millimetrin kaitafilmejä sadoille ihmisille, ei mielessä välttämättä ole selkeää kuvaa, minne ensimmäinen sähköposti tulisi lähettää. Onneksi on helpottavaa huomata, miten ihmiset mielellään auttavat tuntemattomia ja tietämättömiä noviiseja. Meille tärkeimpiä tiedon alkulähteitä ovat olleet aikaisempien Kinokultien järjestäjät ja elokuva-alan ammatti-ihmiset ja harrastajat. Tällaisista harvoista tietolähteistä tulee helposti hyvinkin tuttuja järjestelyjen aikana ja etenkin ongelmien ilmestyessä.
Helpoimmin tietoa saa, kun näyttää muille jo heti alussa omien tietojensa puutteellisuuden – kannattaakin ennemmin vaikuttaa hieman tyhmemmältä mitä oikeasti on, jotta ihmiset tottuvat vastaamaan kysymyksiin selkeästi ja perusteellisesti. Samaa kysymystä saa kysyä niin monta kertaa kunnes vastauksen edes jotenkin ymmärtää. Lisäksi on ymmärrettävävää, että sekoittaa asiat keskenään vielä puolen vuoden jälkeenkin ja että keksii asioille omia termejä.
2. Jokainen on monitaituri
Pääorganisoijan kannattaa haalia ympärilleen toimiva ja luotettava työryhmä, toimikunta, valiokunta tai epämääräisempi joukko ihmisiä. Parhaiten haaliminen onnistuu, jos ihmiset innostuvat vilpittömästi järjestettävästä tapahtumasta ja haluavat, että sellainen ehdottomasti toteutuu. En suosittele käyttämään luovempia värväämisen keinoja, lahjontaa tai kiristystä, sillä ne eivät yleensä motivoi osallistumaan pitkäjänteiseen työhön tarvittavan pitkään. Todennäköisesti ryhmän kokoonpano muuttuu joka tapauksessa jo ensimmäisten tapaamisten aikana, mutta siitä ei kannata huolestua. Tietty ydinporukka säilyy yleensä loppuun asti ja se riittää. Jos porukan koko on pieni työmäärään nähden, jokaiselle ei kannata jakaa tarkasti rajattua vastuualuetta, sillä ne vain vähentävät työtehokkuutta. Kohta 1 mahdollistaa, että kuka tahansa voi tehdä mitä tahansa!
3. Tuttujen tutut ovat tuttujasi
Tapahtuman järjestämiseen tarvitaan paljon työryhmän ulkopuolisten ihmisten tietotaitoa, minkä takia trenditermi ”verkostoituminen” on tärkeä. Ei ole hyväksikäyttöä kysellä tutuilta vinkkejä, mistä saisi edullisesti vaneria tai missä kangaskasseja kannattaisi painattaa. Esimerkiksi Kinokultin järjestyksenvalvojat järjestyivät hol:n edellisen taloudenhoitajan avulla, ääniteknikoksi saatiin ystävän velipuoli ja jatkopaikan tiskijukaksi järjestyi historian alumni, joka on myös elokuvaharrastaja. Oikeastaan pienen budjetin tapahtumien järjestymisen elinehto ovat suhteet ja ihmisten avuliaisuus. Myös lukuisat keskustelut tutun tuttujen kanssa lounailla ja baareissa todella edistävät asioita, sillä yleensä ihmisten esimerkiksi parin tuopillisen jälkeen antamat ”epäviralliset” lupaukset ovat valideja myös seuraavana päivänä. Huom.! Näiden ihmisten yhteystiedot on otettava vielä samana iltana talteen.
4. Lisää sähköposteja ja puheluita
Itsestäänselvyyksien kyselemisen, ryhmätyöskentelyn ja suhteiden solmimisen lisäksi ”järjestämisen” ydin on sähköpostien lähettämisessä ja puheluiden soittamisessa. Toimiva tietokone ja internet ovat monille itsestäänselvyksiä, mutta jomman kumman ollessa epäkunnossa, niiden välttämättömyyden huomaa välittömästi. Joskus vanhanaikaisesti puhelimella soittaminen edistää asioita paljon nopeammin ja vaivattomammin kuin sähköpostiviestien edestakaisin lähettäminen tai pahimmassa tapauksessa viestien yhteensuuntaan lähettäminen. Kaikki ihmiset eivät nimittäin vastaa koskaan sähköposteihin, mikä pitää vain hyväksyä. Puheluita soittaessa oppii, että puhelinkeskukset ja -vaihteet ovat itse asiassa hieno keksintö, kun ei tiedä, mistä asiaansa kysyisi tai mitä oikestaan edes kysyisi. Sähköpostien hyvä puoli on niiden kirjallisuudessa, sillä päivän kymmenien puheluiden jälkeen ei voi enää muistaa, mitä söi aamupalaksi tai onko edes syönyt mitään. Kaikki mahdollinen kannattaakin kirjoittaa heti ylös ja tiedostot ja paperit on hyvä järjestää kansioihin.
Nämä supervinkit eivät välttämättä anna kattavia tietoja, mitä kaikkea tapahtumaa järjestäessä täytyy huomioida (esim. kirjanpito, elokuvaoikeudet ja viranomaisilmoitukset), mutta kaikki selviää kyselemällä! Näitä harkittuja ja hiottuja oppeja voi myös vapaasti soveltaa elämään yleisemmin.
Ensi viikonloppuna, 6.–7. syyskuuta, Turussa on vihdoin ja viimein tapahtuma, joka on juuri historian opiskelijoiden näköinen ja kaikille avoin. Kaitafilmiharvinaisuuksien Kinokultissa näytetään elokuvia asiantuntijoiden alustuksilla ja live-musiikilla säestettynä. Tulkaa siis ihmeessä Tampereelta ja Joensuustakin katsomaan elokuvia, kuuntelemaan musiikkia ja nauttimaan hämäristä syysilloista Sirkkalan kasarmille!
https://www.facebook.com/events/146399545544867/?fref=ts
Emmi Saari
Kritiikki ry:n varapuheenjohtaja ja itseoppinut kulttuurituottaja
